Figura professionale in uscita
Addetto alla segreteria e all’assistenza presso lo studio notarile
Obiettivi dell'intervento formativo
L’intervento formativo mira a fornire agli utenti le competenze necessarie per inserirsi sul mercato del lavoro in qualità di addetto alla segreteria e all’assistenza studi professionali in ambito notarile; il progetto si pone dunque l’obiettivo di approfondire le competenze degli utenti legate all’organizzazione aziendale e alla comunicazione con il cliente, allo scopo di potenziare le capacità di interazione efficace con la clientela e l’organizzazione ed archiviazione della documentazione. Il progetto entrerà poi nel merito delle pratiche specifiche in ambito notarile, allo scopo di fornire potenzialità di crescita nell’assistenza al professionista.
Articolazione del progetto
Mod.1 ELEMENTI GENERALI DI SEGRETERIA – INTRODUZIONE ALLA MANSIONE, COMUNICAZIONE CON IL CLIENTE INTERNO ED ESTERNO
- LA FIGURA PROFESSIONALE: introduzione all’attività di front office; gli sbocchi occupazionali; professionalità dell’accoglienza, immagine aziendale e orientamento al cliente;
l’importanza dell’immagine personale; smile factor e look aziendale; - TIME MANAGEMENT: gestire e organizzare con equilibrio le attività; come organizzare il proprio lavoro; strumenti e metodi per aumentare i livelli di performance. Uso dell’agenda per organizzare le attività produttive;
- COMUNICAZIONE CON I CLIENTI: l’ascolto “attivo” per capire le esigenze del cliente; la gestione verbale dei conflitti: ricondurre la lamentela da momento aggressivo a modalità costruttiva di recupero di immagine aziendale; esercitazioni pratiche: role playing;
- ELEMENTI DI CUSTOMER CARE E GESTIONE DEI RECLAMI: come considerare le obiezioni, le obiezioni pretesto e le obiezioni reali, le opportunità delle obiezioni: trasformare le obiezioni in opportunità di vendita; gestire le barriere di chiusura: imparare a stabilire quando è il momento giusto per concludere una trattativa; esercitazioni pratiche;
- LA COMUNICAZIONE IN AZIENDA: principi di comunicazione; tecniche di comunicazione efficace ed ascolto attivo; accoglienza telefonica e front office; gestione della comunicazione nelle diverse situazioni di lavoro; relazione con i colleghi e gestione dei conflitti; role play;
- L’AZIENDA: organizzazione e struttura aziendale; elementi di amministrazione del personale; Il rapporto con il cliente e la direzione; privacy: gestione documentale e trattamento dei dati;
Come scrivere per il pubblico online; - COMUNICAZIONE ELETTRONICA:
le e-mail come strumento di comunicazione: norme di redazione della corrispondenza commerciale;
la corrispondenza tradizionale e la corrispondenza elettronica: analogie e differenze formali e strutturali;
come scrivere una e- mail corretta dal punto di vista formale;
come scrivere una e-mail efficace; esercitazioni pratiche;
la posta in arrivo: gli strumenti, redigere un messaggio di posta elettronica, allegare files, la priorità, spedire un messaggio, leggere un messaggio, gestire gli allegati;
la stampa dei messaggi;
rispondere o inoltrare i messaggi;
modificare le impostazioni per l’invio;
la rubrica;
creare nuove cartelle;
ordinare e archiviare i messaggi, utilizzare le liste di distribuzione; - QUALITÀ, PRIVACY E ORGANIZZAZIONE AZIENDALE:
società di capitali e società di persone: tipi di società;
l’azienda, la sua organizzazione, gli attori interni ed esterni;
l’organigramma, il mansionario interno all’azienda e il sistema qualità;
concetti generali sulla qualità: definizione, norme e regolamenti di riferimento;
norma UNI EN ISO 9001;
approccio per processi e documentazione di sistema;
miglioramento, modalità di attuazione delle procedure aziendali e loro controllo in itinere;
nozione di verifica ispettiva, principali dinamiche, relazione valutatore-valutando;
l’archiviazione dei documenti originali;
la fattura, le note di credito/debito e documenti d’accompagnamento;
anagrafiche clienti e fornitori;
cenni di Privacy e trattamento dei Dati Personali; - ESERCITAZIONI PRATICHE: simulazioni, giochi di ruolo, esercitazioni.
Mod 2: SEGRETERIA ED ELEMENTI DI ASSISTENZA PRESSO LO STUDIO NOTARILE
- LA SEGRETERIA PRESSO STUDI NOTARILI: introduzione al ruolo dell’impiegata o del collaboratore all’interno di uno studio notarile;
- LA SEGRETERIA PRESSO STUDI NOTARILI:
introduzione al ruolo dell’impiegata o del collaboratore all’interno di uno studio notarile.
espletamento visure ipotecarie e catastali;
raccolta documenti necessari per la stipula;
adempimenti post stipula;
predisposizioni relazioni notarili per banche;
redazione atti notarili in ambito immobiliare e non solo; - ESERCITAZIONI PRATICHE: analisi degli atti; simulazioni delle attività.