Addetto alla segreteria

Figura professionale in uscita

Addetto/a alla segreteria.

Obiettivi dell'intervento formativo

L’intervento formativo mira a fornire agli utenti le competenze necessarie per inserirsi sul mercato del lavoro in qualità di addetto alla segreteria presso aziende e presso studio professionali.

Il progetto si pone dunque l’obiettivo di approfondire le competenze degli utenti legate all’organizzazione aziendale e alla comunicazione con il cliente, allo scopo di potenziare le capacità di interazione efficace con la clientela e l’organizzazione ed archiviazione della documentazione.

Articolazione del progetto

Mod 1: ELEMENTI GENERALI DI SEGRETERIA PRESSO L’AZIENDA

COMUNICAZIONE CON I CLIENTI

  • L’ascolto “attivo” per capire le esigenze del cliente
  • La gestione verbale dei conflitti: ricondurre la lamentela da momento aggressivo a modalità costruttiva di recupero di immagine aziendale

Esercitazioni pratiche: role playing

ELEMENTI DI CUSTOMER CARE E GESTIONE DEI RECLAMI

  • Come considerare le obiezioni
  • Le obiezioni pretesto e le obiezioni reali
  • Le opportunità delle obiezioni: trasformare le obiezioni in opportunità di vendita
  • Gestire le barriere di chiusura: imparare a stabilire quando è il momento giusto per concludere una trattativa
  • Esercitazioni pratiche

LA COMUNICAZIONE IN AZIENDA

  • Principi di comunicazione
  • Tecniche di comunicazione efficace ed ascolto attivo
  • Accoglienza telefonica e front office
  • Gestione della comunicazione nelle diverse situazioni di lavoro
  • Relazione con i colleghi e gestione dei conflitti
  • Role play

L’AZIENDA

  • Organizzazione e struttura aziendale
  • Elementi di amministrazione del personale
  • Il rapporto con il cliente e la direzione
  • Privacy: gestione documentale e trattamento dei dati

COMUNICAZIONE ELETTRONICA

  • Le e-mail come strumento di comunicazione
  • Norme di redazione della corrispondenza commerciale
  • La corrispondenza tradizionale e la corrispondenza elettronica
  • Analogie e differenze formali e strutturali
  • Come scrivere una e-mail corretta dal punto di vista formale
  • Come scrivere una e-mail efficace
  • Esercitazioni pratiche: La posta in arrivo – Gli strumenti – Redigere un messaggio di posta elettronica – Allegare file -La priorità – Spedire un messaggio – Leggere un messaggio – Gestire gli allegati- La stampa dei messaggi- Rispondere o inoltrare i messaggi- Modificare le impostazioni per l’invio-La rubrica- Creare nuove cartelle- Ordinare e archiviare i messaggi- Utilizzare le liste di distribuzione.
  •  

Mod 2: LA SEGRETERIA PRESSO STUDI PROFESSIONALI

SEGRETERIA PRESSO STUDI MEDICI

  • Funzioni operative e ruolo della segretaria di studio medico
  • Principi di comunicazione applicate all’ambito
  • Tecniche di comunicazione efficace ed ascolto attivo
  • Accoglienza telefonica e front office
  • Gestione contatti
  • Relazione con il pubblico e gestione dei conflitti
  • Time Management
  • Problem Solving
  • Organizzazione spaziale
  • Gestione corrispondenza medica
  • Organizzazione Agenda

LA SEGRETERIA PRESSO STUDI LEGALI

  • Introduzione al ruolo dell’impiegata o del collaboratore all’interno di uno studio legale
  • Figura e ruolo dell’avvocato
  • Cenni e ambiti lavorativi dell’avvocato
  • Esempi di lettere di sollecito
  • Raccomandata alle compagnie di assicurazione nel caso di incidente stradale
  • Notifiche, notifiche in proprio, notifiche a mezzo pec
  • Esempi di sfratti per morosità e decreti ingiuntivi
  • Atto di precetto;
  • Pignoramenti (mobiliari, immobiliari e presso terzi)
  • Tutte le varie fasi e i vari depositi telematici
  • Processo civile e altri riti affini (rito del lavoro, separazione e divorzi)
  • Tipologie e funzioni delle varie cancellerie del Tribunale
  • Diritto penale (cenni e compiti dell’impiegata nel procedimento penale)
  • Preparazione del fascicolo e nota di iscrizione a ruolo (solo per il Giudice di Pace)
  • Contabilità dello studio e fatturazione elettronica (esercitazione modello fattura)
  • Codice deontologico dell’avvocato e dei membri del suo studio
  • Polisweb e deposito telematico degli atti (Varie esercitazioni sui depositi telematici)
  • Sistema Easypct per il deposito telematico
  • Modalità di pagamento telematico delle varie spese di giustizia.
  • Ricerca Giurisprudenziale (esercitazione con banca dati)
  • Visualizzazioni di altri siti on line per ricerca di informazioni sui procedimenti giudiziali (banche dati, Pra,Catasto e Conservatoria).

ESERCITAZIONI PRATICHE: simulazioni

Mod 3: ELEMENTI DI CONTABILITÀ E PROCEDURE D’UFFICIO

QUALITÀ E ORGANIZZAZIONE AZIENDALE

  • Società di capitali e società di persone: tipi di società
  • L’azienda, la sua organizzazione, gli attori interni ed esterni
  • L’organigramma, il mansionario interno all’azienda e il sistema qualità
  • Concetti generali sulla qualità: definizione, norme e regolamenti di riferimento
  • Norma UNI EN ISO 9001
  • Approccio per processi e documentazione di sistema
  • Miglioramento, Problem Solving e strumenti utilizzati per gestire la qualità
  • Soddisfazione del cliente e parti interessate
  • Le dinamiche della certificazione di conformità
  • Modalità di attuazione delle procedure aziendali e loro controllo in itinere
  • Nozione di verifica ispettiva, principali dinamiche, relazione valutatore-valutando
  • L’archiviazione dei documenti originali
  • La fattura, le note di credito/debito e documenti d’accompagnamento
  • Anagrafiche clienti e fornitori
  • Cenni di Privacy e Trattamento dei Dati Personali
  • Elementi di contabilità generale: l’attività economica, i soggetti dell’attività economica, l’attività economica nelle imprese, le fonti di finanziamento, il patrimonio, i costi e ricavi
  • Il documento di trasporto, la fattura
  • Cenni di registrazioni contabili: il metodo della partita doppia e la prima nota
  • Contabilità di cassa: gestione incassi e pagamenti
  • Contabilità delle vendite e dei clienti
  • Contabilità degli acquisti e dei fornitori
  • Rapporti con le banche e modalità di pagamento
  • Liquidazione periodica IVA e modello F24
  • Simulazioni di comunicazioni orali e scritte con clienti e fornitori
  • Tecniche della comunicazione telefonica per aspetti amministrativi
  • Solleciti pagamenti e dati da fornire al cliente insolvente
  • Segnalare incongruenze fra ordini di acquisto e fatture di acquisto.

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